Udostępnianie oraz wydawanie uwierzytelnionych kserokopii dokumentów osobom spoza urzędu

Procedury powiązane

Wydawanie dokumentów do celów emerytalno-rentowych ze zlikwidowanych zakładów pracy

Szczegółowy opis procedury

Sposób załatwienia sprawy

Udostępnianie oraz wydawanie uwierzytelnionych kserokopii dokumentów bądź odpisów akt na wniosek zainteresowanego, zawierający:

• datę,
• nazwę wnioskującego,
• wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:
  • informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,
  • dat skrajnych dokumentacji,
  • informację o sposobie udostępnienia,
  • imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie,
  • cel udostępnienia oraz uzasadnienie.

Na udostępnienie dokumentacji osobom spoza urzędu wymagane jest zezwolenie Prezydenta Miasta Łodzi bądź Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora Wydziału Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami lub Podinspektora Archiwum Zakładowego w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami.

Osoba ubiegająca się o udostępnienie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych musi posiadać zaświadczenie wystawione przez właściwą uczelnię lub instytucję naukowo-badawczą nadzorującą prowadzenie poszukiwań naukowych.

Udostępnianie dokumentacji dla innych celów może nastąpić jedynie w przypadkach uzasadnionych indywidualnymi potrzebami osoby ubiegającej się o jej udostępnienie.

Informacje uzupełniające

Odpis lub uwierzytelnioną kserokopię dokumentu, podpisuje Kierownik Archiwum Zakładowego lub osoba upoważniona przez Prezydenta Miasta Łodzi.

Skrócony opis procedury

Najważniejsze etapy realizacji procedury:

KROK 1

Złóż wniosek

tylko jeśli udokumentujesz ważny powód

KROK 2

Czekaj na informację

o odnalezieniu dokumentów, terminie ich udostępnienia i wysokości opłaty

KROK 3

Wnieś opłatę

na wskazane konto

KROK 4

Odbierz dokumenty

w Archiwum Zakładowym

Przydatne informacje

• możliwość złożenia wniosku elektronicznie

Termin i miejsce załatwienia sprawy

Termin realizacji

Do 30 dni. W sprawach szczególnie skomplikowanych nie później niż w ciągu 60 dni.

Miejsce załatwienia

Udostępnienie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniach biurowych Archiwum Zakładowego pod nadzorem kierownika archiwum lub wyznaczonego przez niego pracownika:

          Łódź ul. Urzędnicza 45, I piętro, pok. 109 lub pok. 114
          Łódź, Al. Politechniki 32, I piętro, pok.105
          Łódź, Al. Piłsudskiego 100, piętro I, pok. 28
          Łódź, ul. Piotrkowska 153, pałacyk
          Łódź, ul. Zachodnia 47, parter, pok. 25
          Łódź, ul. Krzemieniecka 2 B, I piętro, pok. 100

Korzystający z zasobów archiwum zakładowego ponoszą pełną odpowiedzialność za udostępnioną dokumentację.

Telefoniczna informacja UMŁ - Call Center: +48 (42) 638-44-44.

Umawianie/rezerwacja wizyty

Telefonicznie +48 (42) 654-53-56

Opłaty

Opłaty

Rodzaj opłaty	Wysokość opłaty
Opłata skarbowa od poświadczenia zgodności duplikatu, odpisu, wyciągu, wypisu lub kopii dokonanych przez organy administracji samorządowej	5 zł od każdej pełnej lub zaczętej stronicy z zastrzeżeniem wynikającym z art. 2.

nr konta bankowego do opłaty skarbowej:

Urzędu Miasta Łodzi Departament Finansów Publicznych Wydział Finansowy

Bank Pekao SA nr 50 1240 1037 1111 0011 0925 0073

z dopiskiem:
„Za wydanie dokumentów z Archiwum Zakładowego” 

Dokumenty

Formy i miejsce składania dokumentów

• listownie:
  • Urząd Miasta Łodzi
    Wydział Zarzadzania Kontaktami z Mieszkańcami
    Archiwum Zakładowe
    ul. Urzędnicza 45
    91-304 Łódź
• osobiście w Archiwum Zakładowym:
  
  • ul. Urzędnicza 45 p. 116 I piętro
  • Piotrkowska 104, pok. 151
  • Piotrkowska 110, wejście od Pasażu Schillera (Łódzkie Centrum Kontaktu z Mieszkańcami), urna
  • al. Politechniki 32
  • al. Piłsudskiego 100
  • ul. Krzemienieckiej 2B
  • ul. Sienkiewicza 5
  • ul. Zachodnia 47
• elektronicznie:
  • ePUAP

Wymagane dokumenty

• Wniosek o udostępnienie lub wydanie poświadczonego za zgodność odpisu, wyciągu, duplikatu lub kopii dokumentu

druk do pobrania

formularz elektroniczny (ePUAP)

Pozostałe dokumenty

• Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych

klauzula informacyjna do pobrania

Podstawa prawna

Podstawa prawna

• rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 Nr 14, poz.67)
• ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164)
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 z późn. zm. Dz.Urz. UE L 127 z dnia 23.05.2018, str. 2)
• zarządzenie Nr 45/2024 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 10 stycznia2024 roku w sprawie upoważnienia pracowników Wydziału Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami w Departamencie Organizacji Urzędu i Obsługi Mieszkańców Urzędu Miasta Łodzi w zakresie udostępniania dokumentacji przechowywanej w Archiwum Zakładowym
• ustawa z dnia 16 listopada 2006 roku o opłacie skarbowej (Dz. U. 2023 r. poz. 2111)
• zarządzenie Nr 2889/2022 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 23 grudnia 2022 r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędowi Miasta Łodzi (z późn. zm.)

Tryb odwoławczy

Brak

Realizatorzy

• Jednostka
  Urząd Miasta Łodzi
  Komórka
  Wydział Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami